こんにちはっキュ！
Q太郎とシュゾーだ。
在宅勤務の時にいつも成果報告をメールで出してるんだけど、
いつも初めから作ってミスったり、
コピペして前のまま送ったりしちゃって…。
あーよくあるよなー。
メールのミスなんて社会人には当たり前みないなもんだよなぁ
けど多すぎてもマイナスのイメージ持たれちゃうし…
そういう時はテンプレートを有効活用するんだ！
こちらの記事では、以下の内容についてご紹介していきます。
〇こちらの記事はこんな人におすすめです！
- 発達障害で仕事の時に凡ミスが多い…、凡ミスを減らすための便利な機能について詳しく知りたい人
- ミスを減らすためにメールのテンプレートを活用するメリットデメリットについて知りたい人
- outlookでテンプレートを作成、保存、使用する方法を知りたい人
便利な機能を活用して、
お仕事を効率よく進めて行っちゃおうっキュ～！！
１．メールのテンプレート機能についてとメリット・デメリット
そもそもテンプレート機能ってなんだっきゅ？
簡単に言えば、ベース、ひな形みたいなものだ。
メールでよく使う文面の型を準備しておくってことだぜ
なるほどっキュ！
１－１．outlookでテンプレートを活用するメリット
以下のようなメリットがあげられるっキュ
◎ここがポイント！
・時間短縮につなげられる
・誤変換などを減らせる
・効率化が可能
基本的にテンプレートを作っておけば、
時短できるしミスも減るし効率もよくなる。
こういう便利機能は社会人なら使ってなんぼ！ってわけだ
１－２．outlookでテンプレートを活用するデメリット
ただし、テンプレートにはデメリットだって存在している。
◎ここがポイント！
・応用が利かないものを増やすと何が何だか分からなくなる
・変更する箇所を忘れて送ってしまい、トラブルのもとになるリスクも
便利だけど、だからといって確認を怠っちゃダメだって話だな
どんな書類でも提出するときは
一度はしっかり確認しないとっキュね…
ADHDだから気を付けないとっキュ
２．outlookでテンプレートを作成する方法
簡単に図で紹介していくぜ
①メールのテンプレートとなるメールを作成
宛先、文章、CC、タイトルなんかまで保存できるから
全部入力しておくといいぜ
作成したらファイル、の部分をクリックするっキュ！
② 名前を付けて保尊を選択する
ファイルをクリックして表示された画面の、
「名前を付けて選択する」をクリックするっキュ
あとは保存をするだけだ。
「outlookテンプレート」を選択して、テンプレートに分かりやすい
名前を付けたらＯＫ！
「保存」ボタンをクリックするっキュ！
【参考】
３．outlookで作成したテンプレートを使用する方法
使い方はとっても簡単だっキュ！
まずは画像のように新しいアイテム→その他のアイテム→フォームの選択
をクリックします。
すると、ダイアログが出てくるから上のところを
「自分のoutlookテンプレート」に変更するんだ！
すると、テンプレートで作成したメールの文章が
表示されます。
これでテンプレートの文章を使えるっキュ！
ケースに合わせていろいろ調整して送るといいっキュ！
このように、outlookのテンプレート機能は
工夫次第で仕事の効率をぐぐんと向上させられます。
【参考】
まとめ
- outlookのテンプレート機能を活用することで、仕事の効率を大幅に向上させることが可能！
- outlookのテンプレート機能を使用する際は、テンプレートのまま送信してしまって修正するところがないか注意すること
- 使い方は簡単！oftという特殊な形式のテンプレートを指定のフォルダに保存するだけ！
ちなみにもし、他の人の配布しているテンプレートをダウンロードして
使いたいときは、以下のパスに保存する必要があるので注意っキュ
c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates
users→ユーザー
username→PCの名前
上記のように置き換えてエクスプローラーのパスにペタッとすれば
フォルダに飛んでいけるぜ
自分で探す場合は、隠しフォルダが見えるようになっているか
しっかりと確認したうえで探してみてっキュ～
テンプレート機能を有効活用して時短、効率向上、しちゃいましょう！！
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